در زمانیکه برای اولین بار شرکت یا سازمانی تاسیس می شود، یکی از مهمترین ملزومات در ست اداری وجود سربرگ می باشد. در تعریفی که برای سربرگ عنوان می شود، این است که سربرگها شامل قسمتی در بالای نامه‌های رسمی شرکت یا سازمان می باشد که لوگو و نام شرکت یا سازمان، موضوع نامه، شماره ثبت، تاریخ ، پیوست و… در آنجا درج می شود، اما در واقعیت به کل صفحه، سربرگ اطلاق می گردد. در قسمت پایین سربرگ معمولا” آدرس و شماره تماس نوشته می شود. سربرگها را اغلب در دو قطع A4 وA5، با طراحی یکسان و به صورت تمام رنگی چاپ و تهیه می نمایند.
در تهیه سربرگ توجه و حساسیت خاصی صورت می گیرد، تا ارتباط و شکل ظاهری آن با دیگر اقلام موجود در ست اداری از هماهنگی و سنخیت بالایی برخوردار باشد.
در طراحی و چاپ سربرگ باید به نکات مهمی نظیر: ساده بودن طراحی، ابعاد لوگو، اندازه و سایز نوشته ها، نوع فونت نوشته ها، توجه داشت.
از مهمترین مزایای انتخاب و تهیه سربرگ مناسب برای شرکت ها و سازمان ها، می توان به موارد زیر اشاره کرد: سربرگها هویت بخش شرکتها و سازمانها هستند، که ایجاد انضباط و هماهنگی بخشیدن به نامه های اداری و مکاتبات را به عهده دارند و علاوه بر اینکه به نامه های اداری اعتبار می دهند، به ساختار شرکت نیز رسمیت می بخشند، در ضمن ابزار مناسبی برای تبلیغات و بازاریابی شرکت و محصولات آن به حساب می آیند.
فرآیند تهیه
باعنایت به اینکه سربرگها یکی از مهمترین و اساسی ترین جزء از ملزومات اداری و ست اداری است، لذا کیفیت و زیبایی در طراحی و چاپ آن نقش بسزایی در تبلیغات و بازاریابی محصولات و خدمات شرکت ها و سازمانها ایفا می نماید. صاحبان کسب وکار توجه ویژه‌ای به آن دارند و سعی می کنند در بدو تاسیس نسبت به تهیه سربرگ اداری خوب و مناسب اقدام نمایند.
تهیه یک سربرگ حرفه ای و معتبر را می توان در مراحل زیر خلاصه نمود:
ا- طراحی: در این مرحله می بایست ابتدا اندازه کاغذ سربرگ بر اساس میزان حجم نوشته و عکس (لوگو) مورد نظر انتخاب شود و سپس نسبت به طراحی اقدام نمود. لازم به ذکر است در طراحی سربرگ های چشم نواز و زیبا باید به عوامل اثر گذار مهمی توجه داشت. نظیر: طرح لوگو شرکت یا سازمان، هماهنگی بین رنگ طرح و نوع کسب و کار، هماهنگی با سایر اقلام ست اداری، حفظ سادگی،انتخاب پس زمینه و حاشیه های منحصر بفرد، انتخاب فونت و اندازه مناسب، اندازه، کیفیت و وزن کاغذ، جای گذاری صحیح اطلاعات تماس، آدرس، شماره ، تاریخ و …
2- چاپ: در این قسمت و بر اساس طراحی سربرگ صورت گرفته، اوراق و کاغذهای مناسب، سربرگ با چاپگرهای مناسب چاپ می گردد. معمولا” چاپ سربرگ برروی برگه های A4،A5، تمام رنگی به روش افست، ریسو گرافی و… انجام می شود.
قیمت
معمولا” سربرگها به صورت جداگانه درخواست و تهیه نمی شود و به صورت مجموعه ای خواهند بود که به آن ست اداری اطلاق می شود. علی ایحال اگر خواسته باشیم قیمت آن را جداگانه تعیین نماییم، به این صورت است که برآورد و اختلاف قیمت در سربرگ‌های مکاتبات اداری و رسمی، وابسته به عوامل بسیاری است. مهمترین این موارد شامل:
نوع و مدل طراحی: همانگونه که سربرگ به عنوان یک وسیله و ابزار مهم تبلیغاتی محسوب می شود، لذا توجه به طراحی مناسب آن از مواردی است که هر شرکت و موسسه ای لاجرم به آن توجه مخصوصی دارد و برای طراحی حرفه ای و معتبر آن نیاز به صرف هزینه بیشتری است.
جلوه های بصری ویژه: استفاده از جلوه های بصری و دیداری اختصاصی متناسب با نوع کسب و کار باعث افزایش و رونق کسب و کار می گردد.
تعداد رنگهای استفاده شده: نوع و تعداد رنگهای بکاررفته در یک سربرگ باعث افزایش زیبایی و جلوه آن می گردد.
کاغذ: هرچقدر کاغذ مورد استفاده از کیفیت و ضخامت بالاتری برخوردار باشد، اثر بخشی طراحی آن بیشتر خواهد بود.
تیراژ سفارش: تعداد مورد درخواست سربرگ در قیمت آن تاثیر مستقیم دارد. افزایش تعداد باعث کاهش قیمت کلی می شود.
ابعاد کاغذ:چنانچه ابعاد کاغذ مورد درخواست مشتری خارج از اندازه های استاندارد باشد در قیمت آن تاثیر دارد.
نوع چاپ: معمولا”در روش چاپ سربرگ از چاپ افست و داپلیکیشن استفاده می گردد.
مزایا
برهیچ کس پوشیده نیست که استفاده از سربرگ در سازمانها و شرکتها دارای محاسن فراوانی است که اهم آنها عبارتند از:
1- افزایش امنیت مکاتبات: با توجه به اینکه هر شرکت و سازمانی صرفا” باید نامه های رسمی و اداری مربوط به شرکت ذیربط را در سربرگ منحصر بفرد خود تهیه و ارسال نماید، لذا نه تنها از سوء استفاده های احتمالی اشخاص ناباب جلوگیری می شود بلکه امکان کپی برداری از آن نیز وجود ندارد.
2- به عنوان برگه شناسایی: در سربرگ اطلاعات کاملی از شکل ظاهری لوگو شرکت، تاریخ و شماره نامه، آدرس شرکت و شماره تماس درج می گردد. این اطلاعات در نگاه اول سربرگ را به عنوان یک برگه شناسایی در نظر می گیرند که نمایی شفاف از وضعیت ساختار و کسب و کار شرکت را در اختیار مشتریان حقیقی و حقوقی قرار می دهد.
3- رونق کسب و کار: سربرگ یک وسیله تبلیغاتی است که افزایش تعداد مکاتبات اداری با سربرگ مخصوص باعث شناخته شدن شرکت یا سازمان در سطح جامعه گردیده و متعاقب آن اضافه نمودن مشتریان را به دنبال خواهد داشت.
