فاکتور عبارت است از یک نوع سند و مدرک تجاری که انجام کلیه معاملات را بین خریدار و فروشنده در آن ثبت و ضبط می گردد. به تعبیری دیگر در آنها اطلاعات ذی قیمتی در خصوص مشخصات فروشنده و خریدار، نام کالا، قیمت محصول، نحوه پرداخت پول محصول خریداری شده، تاریخ خریدو… در اختیار خواننده قرار می گیرد.
فارغ از نکات مذکور، برگه صورتحساب در برخی از کالاها و خدمات در حکم ضمانت نیز می تواند مد نظر قرار گیرد، و چنانچه کالای خریداری شده دارای عیبی باشد (فروشنده باید اقدام به تعویض کالا نماید) و یا خدمات صورت گرفته ناقص باشد (شرکت یا موسسه خدماتی باید برای کامل نمودن خدمات ناقص اقدام نماید)
انواع
فاکتورها به طور کلی به دو نوع فاکتورهای رسمی ( وزارت اقتصاد و دارایی از خرید و فروش محصول باید مطلع باشد) و فاکتورهای غیررسمی ( نیاز به اطلاع وزارت اقتصاد و دارایی ندارد) تقسیم می شوند.
فاکتورهای رسمی نیز دارای انواع مختلفی هستند که شامل:
فاکتورهای استاندارد، تجاری، اعتبار‌‌‌ی (پیش فاکتور)، بدهکار-بستانکار و بدهی (برگه بدهکاری) می باشند.
1. استاندارد: عبارت است از برگه ای که توسط یک تشکل حرفه ای کوچک و یا حرفه صادر و به مشتری ارائه می گردد.
این فاکتورها دارای قطع و اندازه متنوع می باشند و حاوی اقلام اطلاعاتی نظیر:
شماره فاکتور، نام شغل، شماره تماس، نام مشتری، شماره تماس و مبلغی که مشتری پرداخت کرده است، می باشد.
2. تجاری: صورتحسابی است که جهت فروش کالاهای بین‌‌المللی برای مشتریان صادر میشود.
3.پیش فاکتور: برگه ای است که توسط مجموعه حرفه ای برای تخفیف و یا باز پرداخت مبلغی صادر می شود.
4.فاکتور بدهکار-بستانکار: هزینه‌‌های بستانکاری و بدهکاری در این فاکتور با هم نوشته شده و مبلغ کل به صورت یک عدد مثبت یا منفی درج می گردد.
5.فاکتور بدهی ( برگه بدهکاری): این برگه توسط مسئول شغلی صادر می شود که نیاز دارد مبلغ بدهکاری مشتری را به علت ارائه خدمات اضافه افزایش دهد.
قیمت
قیمت فاکتور وابسته به دو عامل اصلی طراحی و چاپ فاکتور می باشد. فاکتورهای رسمی بر اساس ضوابطی که از طرف وزارت دارایی ابلاغ می شود طراحی و چاپ می گردد، اما فاکتورهای غیر رسمی به صورت سلیقه ای طراحی و چاپ می شود.
مدل طراحی: در حال حاضر طراحی برگه های صورتحساب به صورت الکترونیکی با استفاده از رایانه و در قالب برنامه های مربوطه انجام می شود. قیمت طراحی براساس مدل انتخاب شده متفاوت می باشد.
سایر موارد تاثیر گذار در قیمت فاکتور شامل موارد زیر است:
نوع کاغذ: کاغذ از انواع و قیمت های تشکیل شده است. انتخاب نوع کاغذ در قیمت کاتالوگ اثر بسزایی دارد، هرچه گرماژ کاغذ( وزن) بیشتر باشد، کیفیت و استحکام آن بالاتر است و لذا فاکتور از قیمت بالاتری برخوردار می شود. قیمت کاغذ ایرانی با کاغذ وارداتی متفاوت است. قیمت کاغذ کاربن دار و بدون کاربن متفاوت است.
سایز : اندازه و ابعاد فاکتور نیز از عواملی است که در قیمت آن اثر دارد، بطوری که اندازه فاکتور با ابعاد بزرگتر قیمت بالاتری دارد. معمولا” فاکتورها دارای اندازه A5,A4,B4 و… می باشند.
تعداد: تعداد نسخ فاکتور مورد درخواست نیز در قیمت آن دخیل می باشد و هرچقدر تعداد آن بیشتر باشد، موجب کاهش قیمت خواهد شد.
نوع چاپ: نوع چاپ فاکتور هم در قیمت آن تاثیر گذار می باشد. معمولا” از چاپ افست، داپلیکیشن(ریسو گراف)، دیجیتال و… استفاده می گردد.
